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29/08/2024A gestão de suprimentos em um hospital é uma das atividades mais críticas para garantir a eficiência operacional e a segurança dos pacientes. A má administração de materiais, medicamentos e insumos pode resultar em desperdícios que impactam diretamente os custos da instituição e comprometem a qualidade do atendimento.
Enquanto a falta de um medicamento ou insumo pode significar a paralisação de vários setores, o estoque em excesso também pode ser caro demais — além de haver risco de perda por validade comprometida.
A boa notícia é que há alguns caminhos que levam a uma gestão eficiente de suprimentos. Na 8ª edição do ConecteAqui, falamos sobre o tema com Raniere Silva, que é analista de implantação da Wareline e especialista em gestão de suprimentos. Para este conteúdo, trouxemos os principais insights da conversa.
Hospitais geralmente operam com margens financeiras estreitas, o que exige uma administração cuidadosa dos seus recursos. Ainda mais considerando que o setor de suprimentos responde hoje por cerca de 35% do custo hospitalar (dependendo da unidade, pode ir além desse percentual).
Por isso, os materiais hospitalares, especialmente os medicamentos, não podem ser tratados como patrimônio estocado. Eles precisam de um fluxo contínuo e controlado, com um giro de estoque que atenda às demandas específicas e temporais de cada unidade.
Imagine, por exemplo, que um hospital compre medicamentos em excesso. Se esses itens ficam estocados por meses sem uso, o capital investido não está gerando retorno, o que pode prejudicar outras áreas do hospital.
Em resumo: a gestão de suprimentos não se resume apenas à reposição de estoques, mas à compreensão profunda das demandas e à alocação correta dos recursos disponíveis.
Um dos principais desafios enfrentados na gestão de suprimentos hospitalares é o controle de estoques descentralizados. Muitas vezes, os itens são distribuídos em diferentes setores, como farmácias satélites ou até mesmo nos postos de enfermagem, sem que haja um controle centralizado eficaz. Isso leva a uma falta de visibilidade sobre o que realmente está disponível, resultando em compras desnecessárias e desperdício.
Imagine um hospital em que setores diferentes fazem pedidos de forma independente, sem que o almoxarifado/farmácia central tenha visibilidade total do estoque. Isso pode resultar em um volume muito maior do que o necessário e em dificuldades para armazenar o material de forma adequada.
“Já vimos situações também de um profissional pegar uma caixa cirúrgica com vários tipos de parafusos, abrir a caixa inteira e acabar contaminando todo o material. Há perda do produto — e isso é custo para o hospital depois”, conta Raniere.
Outro desafio é o controle da validade dos medicamentos e insumos. Sem monitoramento, há o risco de medicamentos vencidos permanecerem em estoque, gerando prejuízos financeiros e impactando a segurança do paciente. Além, é claro, de comprometer a conformidade com as normas regulatórias — e essa é uma grande dor das instituições.
Esses problemas podem levar a fatores que afetam o equilíbrio financeiro do hospital, e também a qualidade do atendimento prestado. Entre eles:
A ausência de controle adequado sobre o estoque pode ter um enorme impacto financeiro para o hospital. Por exemplo, a falta de visibilidade sobre os insumos disponíveis no centro cirúrgico pode resultar em compras duplicadas ou em consignações mal gerenciadas, em que itens de alto valor, como OPMEs (Órteses, Próteses e Materiais Especiais) são adquiridos sem que haja real necessidade.
A falta de um sistema de rastreabilidade também dificulta a identificação de quais medicamentos foram utilizados em cada paciente, complicando processos de auditoria e faturamento. Além disso, pode gerar problemas na prestação de contas com convênios (e dificultar a negociação de preço!) e no controle de custos internos.
A tecnologia é grande aliada para enfrentar esses desafios. Raniere explica que, muitas vezes, é preciso começar com o básico. “Rastrear a medicação é fundamental. O primeiro passo é fazer o controle de lote e validade”, diz.
O uso de QR codes em medicamentos, por exemplo, facilita a rastreabilidade desde a entrada do item no hospital até sua administração ao paciente. O que a instituição precisa é investir em leitores 2D. Mas, como há medicamentos que não possuem QR code, a aquisição de impressoras de etiquetas ajuda a garantir que cada unidade seja rastreável.
Quando um hospital adota o uso de QR codes, consegue reduzir as perdas de medicamentos devido ao vencimento. Cada medicamento recebe uma etiqueta personalizada assim que entra no estoque, e o sistema emite alertas para os responsáveis sempre que algum item estava próximo de vencer, permitindo uma rotação mais eficiente e evitando o desperdício.
Os dispensários eletrônicos também são uma inovação importante, garantindo que os medicamentos e insumos certos estejam disponíveis no momento e local adequados, minimizando erros e otimizando o uso de recursos. A prática da unitarização dos medicamentos – que envolve a separação e etiquetagem de doses individuais – também melhora a eficiência e a segurança no uso dos medicamentos, especialmente quando integrada a um sistema de gestão hospitalar.
Não tem como falar de uma gestão de suprimentos eficaz sem a informatização dos processos hospitalares. A prescrição eletrônica, por exemplo, é uma ferramenta que facilita o trabalho dos profissionais de saúde e permite um controle mais preciso do estoque de medicamentos e insumos.
Mas a integração entre diferentes setores – como farmácia, almoxarifado, centro cirúrgico e UTI – através de um sistema de gestão unificado é o que vai garantir que todos tenham acesso às informações necessárias para tomar decisões rápidas e informadas.
E isso inclui desde o planejamento de compras até a dispensação de medicamentos e a gestão de estoque.
Uma gestão informatizada oferece inúmeros benefícios para os hospitais. Além de melhorar o controle de estoque e reduzir desperdícios, permite uma análise mais detalhada dos custos e do consumo de insumos. Com relatórios e indicadores, os gestores podem identificar rapidamente áreas de ineficiência e implementar melhorias contínuas, olhando inclusive para períodos de sazonalidade — e não apenas os últimos meses do ano.
Vamos dar um exemplo. Nos meses mais secos do ano, há aumento do consumo de Berotec para uso em inaladores. Se o setor de compras trabalha apenas com reposição por consumo médio, vai acabar superestocando o medicamento em períodos de baixo consumo. E estoque parado é dinheiro perdido!
Outro aspecto importante é a preparação para uma acreditação hospitalar — um anseio de praticamente todas as instituições de saúde. Uma gestão de suprimentos bem organizada e documentada é um dos pilares para alcançar (e manter!) uma acreditação ou certificação que vai ajudar na reputação e competitividade dos hospitais.
“É preciso pensar na busca ativa de antimicrobianos, na baixa de medicação e organizar todos esses parâmetros que são fundamentais para uma acreditação”, diz Raniere.
A gestão de suprimentos é um desafio complexo, que requer uma combinação de boas práticas, tecnologia e integração entre setores.
Ao adotar um sistema de gestão eficiente como o conecte/w, da Wareline, os hospitais podem reduzir desperdícios e custos, além de melhorar a qualidade do atendimento e a segurança dos pacientes.
Fica a dica: a chave está na capacidade de visualizar e controlar cada etapa da cadeia de suprimentos, garantindo que os recursos certos estejam disponíveis no momento certo e no lugar certo. Quer saber mais sobre o assunto? Assista à 8ª edição do ConecteAqui. Lá, tivemos uma conversa prática e com muitos exemplos que podem ajudar na sua gestão.
