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04/08/2022A farmácia hospitalar está diretamente ligada aos pacientes e à qualidade do tratamento de saúde, além de ser um dos pilares na representatividade orçamentária do hospital. Se o departamento estiver bem estruturado e organizado, se torna grande aliado dos gestores: resolve grande parte dos entraves administrativos, financeiros e logísticos das instituições de saúde. Do contrário, pode ser o “vilão” do hospital.
É por isso que falamos que a farmácia hospitalar é um departamento estratégico e que deve ser gerenciado de forma adequada para minimizar impactos negativos tanto na experiência do paciente quanto no orçamento. Atuar com planejamento e estabelecer padrões que garantam a qualidade e especificação adequada dos produtos, além do armazenamento apropriado, são imprescindíveis para que a farmácia hospitalar seja organizada e não resvale na assistência e no financeiro do hospital.
A tarefa não é fácil, porque o gerenciamento da farmácia hospitalar é cercado de desafios: grande volume de informações, materiais de alta complexidade, regulamentações de órgãos públicos, atenção à validade e pressão constante por redução de custos. Mas atualmente há cada vez mais ferramentas disponíveis para atender aos princípios básicos de uma farmácia hospitalar.
No Dia Nacional da Farmácia, comemorado em 5 de agosto, mostramos quais são esses princípios, como driblar desafios e dar os primeiros passos rumo a um departamento mais estratégico e eficiente. Para esse conteúdo, convidamos dois profissionais da Wareline que acompanham a rotina da farmácia hospitalar em instituições de saúde: Raniere Silva e Jaqueline Perina, de Operações.
Com objetivo de controlar o estoque, garantir o funcionamento e manter custos dentro do orçamento, o departamento deve seguir 5 princípios básicos:
A importância da gestão dos estoques – com prazos e quantidades em níveis aceitáveis – está associada ao seu valor monetário. Se, por um lado, o alto volume de estoque implica custos; por outro, a falta acarreta em riscos para os pacientes. É importante, portanto, manter os custos de cada item atualizados, determinar os níveis de segurança de cada item e manter sistemas de informações organizados e integrados que permitam consultas rápidas e precisas.
Uma boa programação permite estabelecer a periodicidade de compras em função dos níveis de estoques estabelecidos e recursos orçamentários.
Classificar medicamentos é fundamental para o acompanhamento de estoques. Entre os critérios mais comuns de classificação estão: ordem alfabética, forma farmacêutica e curva ABC, segundo critérios de consumo ou valor.
Necessário para assegurar a qualidade, disponibilidade, segurança e controle dos medicamentos, o armazenamento agrega economia à instituição de saúde e promove segurança ao paciente.
Erros na administração de medicamentos em hospitais são frequentes e geralmente se relacionam com condições de organização e funcionamento da farmácia hospitalar. Segundo a Associação Nacional de Hospitais Privados (Anahp), estudos mostram que o desperdício de medicamentos representa 20% dos custos de saúde. São considerados desperdícios o descarte de medicamentos não utilizados, a não aderência a tratamentos pelos pacientes, o não uso de genéricos, erros de medicação, bem como falhas de suprimentos para hospitais.
A farmácia hospitalar vivenciou muitas mudanças ao longo dos últimos anos. Antigamente, trabalhava-se com saídas manuais de medicamentos e produtos, sob risco de erros e dispensação incorreta — sem contar a morosidade. Hoje, todo o processo é automatizado. A tecnologia se tornou uma grande aliada para a gerência dos insumos e a segurança medicamentosa na dispensação das medicações.
E continua sendo fundamental para contribuir com os desafios atuais. Um dos principais se refere à logística.
“O como fazer, por que fazer e quando fazer devem ser abordados de maneira constante para que os farmacêuticos implementem boas normas de dispensação e controle. Como a farmácia hospitalar não é apenas um dispensador das medicações, mas um aliado na terapia medicamentosa do paciente, o farmacêutico deve entender que ele faz parte do processo como uma peça fundamental em todo período que o paciente estiver dentro da instituição”, diz Raniere.
O dimensionamento de equipe para atender a demanda hospitalar também é uma questão que pode ser resolvida com a diminuição das devoluções das medicações. Outro ponto de atenção é a falta de comunicação entre os setores assistencial e de suprimentos dentro da instituição.
“Isso causa um desconforto muito grande na hora da entrega de uma medicação. Medicamentos de ‘uso se necessário’ e ACM (antimicrobiano) são os principais problemas que uma instituição enfrenta. Uma vez que a prescrição é realizada, o controle deve ser feito de maneira minuciosa, visto que o farmacêutico pode ou não optar em dispensar a medicação juntamente com a fita (podendo ocorrer aumento nas devoluções, se assim o fizer)”, explica Raniere.
Tendo em vista os princípios da farmácia hospitalar, bem como os desafios, Raniere e Jaqueline indicam quais seriam os primeiros passos para contar com uma farmácia hospitalar mais estratégica.
– Corrigir os processos internos;
– Controlar os gastos com insumos hospitalares, assim como desperdícios;
– Melhorar a eficiência do controle de estoque;
– Identificar as medicações dos pacientes;
– Atribuir novos meios de dispensação de medicações, como separação por horário;
– Implementar regras de ressuprimento para facilitar o reabastecimento dos estoques-satélites do hospital;
– Contratar um sistema de gestão hospitalar e alinhar seu processo;
A implementação de soluções tecnológicas no gerenciamento de processos é essencial para o bom funcionamento da cadeia de administração de medicamentos e assistência eficiente. O conecte/w, software de gestão hospitalar da Wareline, auxilia nas tomadas de decisão para melhorar o dimensionamento de funcionários, atribuindo boas práticas de dispensação e recepção das devoluções.
Além disso, contribui com a logística por possibilitar o endereçamento de onde as medicações estão e auxilia na compra adequada com base no consumo e estoque, otimizando o tempo do profissional responsável por solicitar a compra. Há diversos módulos em software de gestão hospitalar para ajudar nesse processo.
Os módulos de estoques e compras web são dois exemplos. Em ambos os casos, a aplicação roda na nuvem e o banco de dados fica no servidor do hospital.
Com o Estoque Web, há controle de estoques e subestoques de materiais, insumos, bens de patrimônio e compras de serviços. Os indicadores apresentam consumos por centros de custos e por tipos de produtos, curvas de consumo, balancetes de estoques, sugestões de compras, volumes de compras por fornecedor/por produto/e por centros de custos.
“Na rotina do estoque, cadastramos o produto e marcamos a fleg ‘cobrança por unidade inteira nos consumos fracionados dos pacientes’.
Isso é muito importante quando a prescrição é feita fracionada e, na conta do faturamento, precisa cair a unidade inteira do item”, diz Jaqueline.
Por meio do Compras Web, os gerentes conseguem controlar e autorizar, via sistema, o volume/valor das solicitações de compras. O módulo ainda possibilita a automação total do processo de compras, cotações, autorizações e pedidos dos fornecedores.
De maneira indireta, outras soluções também contribuem para gestão do custo e da segurança do paciente, como a checagem beira-leito e a integração com o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP). Jaqueline explica que o uso do PEP ajuda na otimização da saída medicamentosa para o paciente, emite alertas de interações medicamentosas e otimiza as atividades da rotina hospitalar.
A tecnologia é crucial para o bom gerenciamento e aplicação de medicamentos e, por sua vez, a farmácia hospitalar é decisiva na eficácia do tratamento. Portanto, poder contar com um sistema capaz de tornar esse departamento mais estratégico é essencial para uma boa gestão — e nós, da Wareline, podemos te ajudar. Entre em contato!
*Conteúdo publicado originalmente em 5 de dezembro de 2019.
