Como resolver a perda de tempo e desperdício de suprimentos nos hospitais?

O conceito de perda é muito complexo em um hospital. Tudo aquilo que não cria valor para o cliente é considerado desperdício — e deve ser combatido.

Estamos falando de tempo perdido em qualquer etapa da jornada do paciente, em pessoas envolvidas em atividades manuais quando poderiam estar em atividades estratégicas e naquilo que fica mais evidente: o desperdício de medicamentos, materiais e equipamentos médicos.

Tempo, suprimentos/recursos e processos são, portanto, as 3 perdas que podem ser fatais para as instituições de saúde.

E aqui mostramos a importância de mensurar o tempo — e como um sistema de gestão contribui para isso.

Agora, vamos mostrar na prática como o sistema de gestão hospitalar auxilia a mitigar não só a falta de tempo, mas o desperdício de suprimentos, a considerada “ponta do iceberg” das perdas hospitalares.

Quais são os benefícios em otimizar o tempo de atendimento — e interno da instituição!

O tempo é um indicador estratégico. Afinal, é por meio dele que o gestor consegue remanejar funcionários e entender possíveis gargalos por time e por setor. É ele também que permite medir a produtividade de todos os envolvidos na jornada do paciente: desde o agendamento até a alta hospitalar, passando pela recepção, triagem, consulta, ambulatório, exames, etc.

Sendo assim, acompanhar esse indicador possibilita uma melhor gestão de custo — o que, consequentemente, resvala na melhor experiência do paciente. Sabendo o tempo de atendimento, o gestor consegue estipular estratégias para aumentar o time e agilizar o tempo do paciente em cada etapa do atendimento.

Imagine duas situações:

Na primeira, o paciente tem que fazer um agendamento presencial, aguarda o profissional da recepção digitar todos os dados, fica em uma fila única para o atendimento e volta na mesma fila para o exame.

Na segunda, o paciente chega no hospital com horário marcado, tira sua senha, faz checagem dos dados na recepção, passa pelo atendimento e rapidamente vai fazer um exame.

“Sabemos que a pandemia está aí e quanto menos tempo ficar em um hospital fazendo um exame de rotina é melhor para o paciente e para o hospital”, diz Euclides Gerbasi, Coordenador de Operações da vertical Pacientes da Wareline.

Para o especialista, controlar o tempo e saber onde está o gargalo — se está no fluxo de atendimento, no funcionário da triagem ou se o médico está chamando os pacientes a cada 50 minutos — é essencial. “Com essas informações em mãos é possível traçar um plano de ação envolvendo pessoas, processos e tecnologia”, reforça Euclides.

Há pelo menos duas soluções do sistema de gestão da Wareline bastante eficazes para reduzir o desperdício de tempo. Não só no atendimento, mas em processos internos da instituição de saúde.

 Solução 1: Painel de senhas

Através de um totem interativo, o paciente escolhe seu destino e informa a sua prioridade. Nesse momento uma “senha” é gerada e a mesma é vinculada automaticamente a uma fila. Mediante a parametrização das filas, os profissionais conseguem chamar de seus próprios computadores os pacientes para seus setores sem a necessidade de saírem de suas salas. Ao concluir o atendimento, o usuário pode encerrar o processo.

Solução 2: Portal de compras integrado

Outra perda de tempo nas instituições de saúde está relacionada ao processo de compras e o uso de portais. Quando não é integrado com o sistema de gestão, muitas vezes exige que o usuário faça solicitação, cotação e pedidos em ferramentas distintas, o que leva tempo. A solução para reduzir o período dedicado e facilitar a atividade é um portal de compras integrado.

O módulo “Compras” do Conecte/w que possibilita a realização da solicitação, cotação e pedido de produtos, é totalmente integrado com outros que compõem o sistema, como o “Estoque”, o “Patrimônio” e o “Manutenção”. Com o relatório de consumo do sistema, ele automaticamente gera o pedido de produtos e disponibiliza no portal de compras para os fornecedores.

Soluções para resolver o desperdício de suprimentos

A dispensação de medicamentos, materiais e equipamentos precisa ser orquestrada de maneira a não faltar nem sobrar insumos. Afinal, a falta de um medicamento pode significar a paralisação de vários setores do hospital e o estoque em excesso pode ser caro demais, além do risco de perda por validade comprometida — por isso o desperdício de medicamentos é considerado uma das principais perdas hospitalares.

Um sistema de gestão como o Conecte/w pode contribuir para resolver ou mitigar esses desperdícios. Confira como as soluções da Wareline evitam a perda de tempo e ajudam a gerir as compras para que não haja excesso.

Solução 3: Módulo Estoque

O Estoque web facilita o controle minucioso dos estoques e das necessidades de novas compras, reduzindo os riscos de faltar medicação ou de perda por conta de prazo de validade, por exemplo — o processo de ressuprimento, portanto, é uma solução que colabora para controlar os níveis ideais de estoque.

Solução 4: Módulo Compras WEB

Com o Compras web, os gestores conseguem controlar e autorizar, via sistema, o volume e valor das solicitações de compras de seus subordinados. Este módulo possibilita ainda a automação total do processo de solicitações de compras, cotações, autorizações e pedidos aos fornecedores, todos de forma online. Além disso, permite que os fornecedores sejam convidados por e-mail a participar das cotações, com link para informar seus preços e condições, diretamente no banco de dados do hospital.

Solução 5: Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)

A maioria das glosas acontece por equívocos na hora de preencher os prontuários, em especial na prescrição de medicamentos. Assim, uma solução fundamental para minimizar este problema é a implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP). Ele reduz processos manuais e evita registros ou interpretações equivocadas, além da padronização de dados e processos.

Solução 6: Módulo Glosas e Repasses

A funcionalidade no sistema de gestão da Wareline permite automatizar os processos internos. Com isso, há integração e consolidação dos dados de forma eletrônica: o controle dos valores, motivos e quais procedimentos estão em recurso de glosas. Ele também permite saber quais glosas foram aceitas e as justificativas dentro de um determinado período e por convênio.

Sustentabilidade das instituições

Contribuir para a sustentabilidade das instituições é uma das premissas da Wareline: é assim que auxiliamos os hospitais a prestarem um atendimento de qualidade, seguro e humano aos pacientes. Mas também temos olhar atento para que haja cada vez menos perdas de tempo, de processos e de suprimentos. Ou seja: perda financeira.

Conheça o sistema de gestão hospitalar da Wareline e veja como os nossos módulos têm funcionalidades para evitar — e mitigar — o desperdício!

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